GİZLİLİK VE VERİ KORUMA POLİTİKASI

MADDE 1: GİRİŞ VE AMAÇ

ConvOffice olarak, dijital mahremiyetinize ve veri güvenliğinize en üst düzeyde önem atfetmekteyiz. Bu Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK"), Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü ("GDPR") ve Kaliforniya Tüketici Gizliliği Yasası ("CCPA") başta olmak üzere, ilgili tüm uluslararası veri koruma mevzuatına tam uyum sağlama taahhüdümüzün bir nişanesidir. Amacımız, kullanıcılarımıza karşı şeffaf, hesap verebilir ve güvenli bir dijital ortam sunmaktır. İşbu politika, web sitemizi ziyaret eden, üye olan, API hizmetlerimizi kullanan veya mobil uygulamalarımızdan yararlanan ("Kullanıcı") herkesi kapsamaktadır.

MADDE 2: VERİ SORUMLUSU TANIMI VE İLETİŞİM

KVKK ve GDPR hükümleri uyarınca, kişisel verileriniz bakımından "Veri Sorumlusu" sıfatıyla hareket eden kuruluş ConvOffice Teknoloji Anonim Şirketi'dir. Veri koruma süreçlerimizle ilgili her türlü yasal talep, soru ve başvurularınız için özel olarak atanmış Veri Koruma Görevlimize (DPO) aşağıdaki kanallar üzerinden 7/24 ulaşabilirsiniz:

• Resmi E-posta: legal@convoffice.com
• KEP Adresi: convoffice@hs01.kep.tr
• Posta Adresi: ConvOffice Genel Merkez, Maslak Mah. Büyükdere Cad. No:1, Sarıyer/İstanbul

MADDE 3: TOPLANAN VERİLERİN KATEGORİZASYONU VE NİTELİĞİ

Platformumuz, hizmetin doğası gereği ve yasal yükümlülüklerin ifası amacıyla aşağıda detaylandırılan veri kategorilerini işleyebilmektedir. Bu verilerin toplanması, "veri minimizasyonu" ilkesi gözetilerek yalnızca hizmetin gerektirdiği asgari düzeyde tutulmaktadır.

3.1. Kimlik ve İletişim Verileri

Kayıtlı kullanıcılar için aşağıdaki veriler toplanır:

• Ad, soyad ve unvan bilgileri.
• Doğrulanmış e-posta adresi ve telefon numarası (opsiyonel).
• Kurumsal üyeliklerde vergi kimlik numarası ve fatura bilgileri.

3.2. Kullanım ve İşlem Verileri (Sistem Logları)

Sistem güvenliğini sağlamak ve performansı optimize etmek amacıyla otomatik olarak toplanan teknik veriler:

• IP (Internet Protocol) adresi, ISP (İnternet Servis Sağlayıcısı) bilgisi.
• Tarayıcı türü, sürümü, eklentileri (User-Agent string).
• İşletim sistemi, ekran çözünürlüğü, dil tercihleri.
• Erişim tarihleri, saatleri, sitede geçirilen süre ve tıklama analizleri (Clickstream data).

3.3. Yüklenen Dosya ve İçerik Verileri

Dönüştürme, sıkıştırma veya düzenleme amacıyla sisteme geçici olarak yüklenen dosyalar (PDF, DOCX, JPG, PNG vb.) ve bunların meta verileri. Bu kategori en kritik veri grubunu oluşturmakta olup, Madde 6'da belirtilen özel "Sıfır Bilgi" politikası ile korunmaktadır.

MADDE 4: KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME HUKUKİ SEBEPLERİ

Şirketimiz, kişisel verilerinizi aşağıdaki hukuki sebeplere dayanarak işlemektedir:

1. Sözleşmenin İfası: Üyelik sözleşmesinin kurulması ve hizmetlerin (dosya dönüştürme vb.) eksiksiz sunulabilmesi için zorunlu olması.
2. Kanuni Yükümlülükler: 5651 sayılı Kanun uyarınca trafik kayıtlarının (log) tutulması, mali mevzuat gereği fatura saklama zorunlulukları.
3. Meşru Menfaat: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, sistem güvenliğinin sağlanması, siber saldırıların önlenmesi ve hizmet kalitesinin artırılması.
4. Açık Rıza: Pazarlama iletişimi, kişiselleştirilmiş reklamcılık ve çerez kullanımı (gerektiği hallerde) için verdiğiniz açık onay.

MADDE 5: ÇEREZ (COOKIE) VE İZLEME TEKNOLOJİLERİ POLİTİKASI

Platformumuzda, kullanıcı deneyimini iyileştirmek, oturum güvenliğini sağlamak ve -ücretsiz sürüm kullanıcıları için- reklam hizmetleri sunmak amacıyla çerezler, pikseller ve yerel depolama teknolojileri kullanılmaktadır.

• Zorunlu Çerezler: Sitenin çalışması için teknik olarak gerekli olan (CSRF token, oturum ID'si gibi) ve onayınıza tabi olmayan çerezlerdir.
• Analitik Çerezler (Google Analytics vb.): Sitemizin nasıl kullanıldığını anonim olarak ölçümlememize yarar.
• Reklam Çerezleri (Google AdSense vb.): Ücretsiz kullanımlarda, ilgi alanlarınıza dayalı reklamlar göstermek için üçüncü taraflarca yerleştirilebilir. Bu çerezler, tarayıcı alışkanlıklarınıza göre profil oluşturabilir.

Kullanıcılar, tarayıcı ayarlarından çerezleri her zaman reddetme veya silme hakkına sahiptir ancak bu durum bazı fonksiyonların çalışmamasına neden olabilir.

MADDE 6: DOSYA GÜVENLİĞİ VE "SIFIR BİLGİ" (ZERO-KNOWLEDGE) TAAHHÜDÜ

ConvOffice'nin en temel değer önerisi, kullanıcı dosyalarının mutlak güvenliğidir. Bu kapsamda aşağıdaki protokoller tavizsiz uygulanır:

6.1. Geçici Saklama ve Otomatik İmha (Auto-Purge)

Sisteme yüklenen hiçbir dosya kalıcı depolama birimlerimizde BARINDIRILMAZ. Dosyalar, işlem tamamlandığı anda RAM (Geçici Bellek) üzerinden işlenir ve çıktı dosyasının indirilmesi için oluşturulan güvenli bağlantı (link) süresi (maksimum 1 saat) dolduğunda, özel "Secure Wipe" algoritmaları kullanılarak sunucularımızdan fiziksel olarak silinir. Geri getirilmesi teknik olarak imkansızdır.

6.2. Şifreleme (Encryption)

Veri transferi sırasındaki tüm iletişim, askeri standartlarda TLS 1.3 ve 256-bit SSL sertifikaları ile şifrelenir. Dosyalarınız transfer sırasında yetkisiz üçüncü şahıslar (ISP, hackerlar vb.) tarafından asla okunamaz.

6.3. İnsan Erişiminin Engellenmesi

Sistem mimarimiz, operasyonel süreçlerin tamamen otonom (insansız) yürütülmesi üzerine kuruludur. Yazılım geliştiricilerimiz veya sistem yöneticilerimiz dahil olmak üzere hiçbir şirket personeli, yüklediğiniz veya oluşturduğunuz dosyaların içeriğini görüntüleme, kopyalama veya analiz etme yetkisine ve teknik imkanına sahip değildir.

MADDE 7: VERİLERİN AKTARIMI VE ÜÇÜNCÜ TARAFLAR

Kişisel verileriniz ve dosyalarınız, kural olarak üçüncü kişilerle PAYLAŞILMAZ. Ancak, aşağıdaki istisnai durumlar saklıdır:

• Yasal Zorunluluklar: Yetkili adli veya idari makamlarca (Savcılık, Mahkeme vb.) usulüne uygun olarak talep edilmesi halinde, sadece ilgili yasal taleple sınırlı olmak kaydıyla trafik verileri paylaşılabilir.
• Altyapı Sağlayıcılar: Hizmetin sunulması için gerekli olan bulut barındırma (AWS/Google Cloud) hizmetleri, veri işleyen sıfatıyla ve katı gizlilik sözleşmeleri altında kullanılmaktadır. Bu sunucular, GDPR uyumlu veri merkezlerinde (Frankfurt, Dublin vb.) barındırılır.

MADDE 8: ÇOCUKLARIN GİZLİLİĞİ

Platformumuz, 13 yaş (veya yerel yasalardaki rüşt yaşı) altındaki bireylerin kullanımına yönelik değildir. Bilerek ve isteyerek 13 yaş altı çocuklardan veri toplamamaktayız. Ebeveynlerin veya vasilerin, çocuklarının izinsiz veri sağladığını fark etmeleri durumunda derhal bizimle iletişime geçmeleri rica olunur; söz konusu veriler ivedilikle imha edilecektir.

MADDE 9: ULUSLARARASI VERİ TRANSFERİ

ConvOffice küresel bir hizmet olduğundan, verileriniz ikamet ettiğiniz ülke dışındaki sunuculara (özellikle Avrupa Birliği ve ABD) aktarılabilir ve buralarda işlenebilir. Platformu kullanarak, verilerinizin bu şekilde uluslararası transferine, işlenmesine ve saklanmasına açık rıza göstermiş olursunuz. Tüm transferlerde AB Komisyonu'nun Standart Sözleşme Maddeleri (SCC) gibi koruyucu mekanizmalar esas alınır.

MADDE 10: VERİ SAHİBİ HAKLARI (BAŞVURU USULÜ)

KVKK Madde 11 ve GDPR Bölüm 3 uyarınca, veri sahipleri aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme.
• İşlenen verilerin kopyasını talep etme (Veri Taşınabilirliği).
• Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini isteme.
• Verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ("Unutulma Hakkı").
• Otomatik sistemler vasıtasıyla aleyhe çıkan sonuçlara itiraz etme.
• Kanuna aykırı işlem sebebiyle zararın tazminini talep etme.

Bu haklarınızı kullanmak için, legal@convoffice.com adresine e-posta göndererek Veri Sahibi Başvuru Formu talep edebilirsiniz. Talepleriniz en geç 30 gün içinde, yasal olarak gerekmediği sürece ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.

MADDE 11: DEĞİŞİKLİKLER VE YÜRÜRLÜK

Şirketimiz, yasal mevzuattaki değişiklikler veya hizmet kapsamındaki yenilikler doğrultusunda bu Gizlilik Politikasını herhangi bir zamanda tek taraflı olarak güncelleme hakkını saklı tutar. Güncellenen politika, web sitesinde yayınlandığı anda yürürlüğe girer. Kullanıcıların periyodik olarak bu sayfayı ziyaret etmesi önemle tavsiye edilir.